Оснащение переговорок: видеотерминалы и электронные доски

Это не стоковая фотография, а наша переговорка и наши сотрудники
Это не стоковая фотография, а наша переговорка и наши сотрудники

Прошлым летом, когда мы разгребли первую волну проблем из-за перехода на удалёнку и огляделись по сторонам, возник вопрос — а что теперь делать с переговорными комнатами? Из дома работали многие сотрудники, клиенты, поставщики и партнёры, как теперь проводить общие встречи? Ответ был очевиден: нужно оснастить переговорки оборудованием для совместной работы. Хочу рассказать, что и почему мы выбрали, вдруг кому-то сэкономит время на изучение рынка и споры в компании.

Выбор сервиса и оборудования

Чтобы переговоры и совещания не превращались в мучение, нужно было обеспечить хорошую картинку и звук, а также возможность удобно проводить презентации. 

В компании не был решен вопрос с выбором системы корпоративных коммуникаций, телефония была Avaya, а также развернуто решение MS Skype For Business. Поэтому сначала пришлось определиться со стандартом UC (Unified Communications), от которого зависел выбор оборудования. С одной стороны, бюджет проекта был относительно невелик, а с другой — хотелось что-нибудь современное, с функциями совместной работы: «белой доски», трансляцией контента, аннотированием в режиме конференции и т.д. Ещё это должно было быть легкомасштабируемое решение, не требующее больших затрат на эксплуатацию (мы считали общую стоимость владения). Нашим требованиям удовлетворяли только облачные решения. После изучения рынка в финал вышли Microsoft Teams, Zoom и Cisco Webex. Остановились на Zoom из-за его функциональности, большого количества совместимого оборудования, простоты коммуникаций с внешними партнерами. Его условия лицензирования подходили нам больше, а еще —  он оказался для нас дешевле.

Теперь нужно было выбрать оборудование для видеосвязи в переговорных комнатах. Оно должно было нативно поддерживать Zoom, то есть с ПО Zoom Rooms на борту. К тому же в переговорках недавно сделали ремонт, и решение должно было гармонично вписываться в интерьер, требуя минимальной прокладки кабелей. Добавьте сюда ещё и качество, надежность и простоту эксплуатации. Мы начали смотреть в сторону технологических партнеров Zoom: Poly, Logitech, Yealink и Crestron, и в итоге выбрали видеотерминалы Poly Studio X50. У этой модели на борту есть Zoom, поэтому не нужно дополнительно подключать ПК. По качеству звучания она сопоставима с системами для больших залов, умеет автоматически кадрировать изображение, отслеживает перемещения выступающего и поддерживает передачу контента с помощью проводного и беспроводного подключений. Производитель рекомендует использовать Poly Studio X50 в помещениях вместимостью до 10 человек, это полностью покрывает наши потребности. Сейчас мы используем системы с одним дисплеем, но терминал позволяет подключать и второй. В комплекте идет сенсорный планшет управления, подключаемый по Ethernet и поддерживающий PoE, что удобно при монтаже видеотерминала. С помощью этого интерактивного планшета можно полноценно управлять Zoom-конференцией, сидя за столом переговорной. К тому же для монтажа видеотерминала не приходится нарушать эстетику интерьера, что было очень важным требованием в нашем проекте.

Мы поинтересовались у начальников подразделений, какие функции им нужны в новых переговорных комнатах. У каждого было своё мнение, поэтому было сложно привести всё к единому знаменателю. Утрясание многочисленных пожеланий оказалось самой долгой частью проекта. Из примеров редкого единодушия можно привести разве что общее желание отказаться от бумажных носителей в пользу интерактивного дисплея с возможностью сохранения скриншотов и их отправки по почте, чтобы можно было по беспроводной связи выводить информацию с ноутбуков под Windows и Mac OS. Самым подходящим по стоимости и возможностям оказался аппарат Samsung Flip, который мы выбрали вместе с заказчиками — начальниками подразделений. Он умеет показывать презентации с ноутбуков по Miracast и работать как интерактивная доска со всеми сопутствующими фичами. А еще он красивый 🙂

Впечатления от внедрения

Сложностей с установкой и интеграцией терминалов Poly Studio X50 и интерактивных флипчартов Samsung не возникло. Зато мы столкнулись с багом в терминалах Х50 (наша компания купила их одной из первых). В начальных версиях прошивки камера не слишком хорошо работала при светодиодном освещении в комнатах, но в новой версии прошивки этот недостаток устранили. Производитель быстро отреагировал на наш запрос и изменил настройки камеры. Баги бывают у всех, и было полезно узнать, насколько быстро их исправляют. Тут Poly показал себя с наилучшей стороны.

Никакое дополнительно ПО нам писать не пришлось, все необходимые нам функции стали работать из коробки. Однако поработав какое-то время, мы прочувствовали необходимость в системе для резервирования переговорных комнат — всего их чуть больше 10 штук. Но и её мы вряд ли станем писать сами, будем выбирать из готовых решений ведущих производителей, возможно, будем использовать имеющуюся функциональность Zoom.

Ощущения от эксплуатации

У нас компания большая, и пользоваться переговорками могут люди, очень далёкие от техники. Поэтому нам надо было написать инструкции по использованию видеотерминалов и электронных флипчартов. По опыту, если инструкция занимает больше одной страницы А4, да ещё и не слишком крупным кеглем, читать её никто не станет. Так что пришлось делать выжимку самой важной информации и упрощать формулировки, чтобы всем было понятно и никого не испугался простыни текста. 

На текущий момент больше всего затруднений у людей вызывают некоторые функции электронного флипчарта. Например, не все сразу понимают, как можно отправить по почте сделанный скриншот презентации с пометками. А вот пользоваться Zoom умеют практически все, за время пандемии научились.

В целом, мы довольны выбранным решением — его качество, функциональность, удобство использования неподготовленными людьми и внешний вид полностью соответствуют нашим требованиям.

Читайте так же:

  • В России появится IT-омбудсмен до конца 2021 годаВ России появится IT-омбудсмен до конца 2021 года В России появится IT-омбудсмен – уполномоченный по защите IT-компаний. Новую профессию планируют ввести в России до конца этого года. Впервые в нашей стране появится институт IT-омбудсмена. Это поможет создать благоприятные условия для ведения бизнеса в этой сфере. Более того, запустим […]
  • Текстовое наполнение сайтаТекстовое наполнение сайта Захват интересов читателей с помощью хорошего контента веб-сайта может быть действительно сложной задачей. Большинство посетителей проводят на веб-странице всего несколько секунд, прежде чем решить, что делать дальше. Хорошее написание веб - сайта-это ключ к преодолению этих […]
  • HarmonyOS на запястье вживую. Умные часы Huawei Watch 3 показали на видео за два дня до анонсаHarmonyOS на запястье вживую. Умные часы Huawei Watch 3 показали на видео за два дня до анонса Вчера в Сети появились живые фото новых умных часов Huawei Watch 3, а сегодня новинка показалась на видео. Устройство работает под управлением HarmonyOS, а конкретно этот ролик наглядно демонстрирует интерфейс часов и интересный эффект масштабирования. Он введен явно не просто так: […]
  • Подэкранную камеру нового поколения показали в работе: в окошке предварительного просмотра видны подтормаживанияПодэкранную камеру нового поколения показали в работе: в окошке предварительного просмотра видны подтормаживания На YouTube-канале Creator Studio опубликовали первый видеоролик, в котором нам демонстрируют прототип смартфона Oppo. Оснащённый подэкранной камерой нового поколения. Вчера Oppo анонсировала последнюю версию своей технологии подэкранной камеры, утверждая. Что она позволяет размещать […]