AGIMA.Outsource: зачем нам 400 подрядчиков и как мы их ищем

Привет! Я Юля Грибова из AGIMA, руковожу отделом закупок. В этой статье расскажу, как нам удалось за 5 лет в 40 раз увеличить количество подрядчиков у компании и зачем нам это было нужно. Думаю, узнать обо всем этом будет интересно коллегам по рынку и тем, кто сам выполняет работы на аутсорсе. Рассказывайте в комментариях, с какими проблемами сталкиваетесь, когда ищете подрядчиков или заказчиков.

Количество подрядчиков AGIMA
Количество подрядчиков AGIMA

Как мы работаем с партнерами

Нашей компании недавно исполнилось 15 лет, и за это время мы сильно выросли. Изменилось не только количество, но и качество наших заказчиков: активных и технологически сложных проектов в какой-то момент стало настолько много, что от некоторых новых мы даже стали отказываться. Но скоро поняли, что это не дело, и начали активно развивать партнерскую сеть. Так появилось направление AGIMA Partners’ Club. Мы уже рассказывали, как работает эта большая система. 

Но партнерский клуб не покрывал всех наших потребностей: проектов всё равно становилось больше и больше, а самые крупные и интересные из них мы хотели оставлять в AGIMA. И конечно, скоро столкнулись с потребностью в «руках» для быстрого масштабирования core-команд: нанимать такое количество программистов, да еще и в довольно высоком темпе нелегко. Поэтому мы начали систематически искать подрядчиков.

При этом основную экспертизу по каждому проекту мы всегда держим внутри: сотрудники аутсорс-компаний берут на себя только часть работ. Все ключевые специалисты всегда штатные: руководитель проекта, тимлид и техлид. Над одним проектом могут работать спецы даже из разных компаний, они берут в работу формализованные и ограниченные по длительности этапы, а управление и технадзор остаются за нами, поскольку ответственность перед заказчиком всегда несёт AGIMA.

До этого работа по поиску подрядчиков велась только эпизодически, под конкретные проекты. Но в последние 3 года это стало одной из важнейших задач. Посмотрим на цифры. В 2016 году с нами на постоянной основе работали всего 10 компаний. Сейчас в нашем списке более 400 подрядчиков, а в каждый момент времени активно включены в работу около 50. Все они проверены, с каждым мы успели пройти через пару-тройку проектов и к каждому готовы обратиться, как только возникнет потребность.

В итоге поиск аутсорс-компаний и взаимодействие с ними мы выделили в отдельное направление и дали ему название AGIMA Outsource. В этом году мы даже обновили его сайт. Теперь он не только функциональный и помогает понять, кого мы ищем и как с нами работать, но еще и красивый — взял несколько международных наград.

Как мы ищем подрядчиков

Все каналы поиска и подбора подрядчиков можно условно разделить на 2 большие группы:

  1. Они находят нас.

  2. Мы находим их.

Первый путь был особенно продуктивен как раз в те времена, когда нам для счастья хватало десятка компаний, то есть 5-6 лет назад. Тогда к проектам мы их подключали просто: тимлиды были лично знакомы с подрядчиками и в любой момент могли им написать и позвать на помощь. База партнеров пополнялась не часто. Мы работали только с входящими заявками, которые падали на info@agima.ru. Сейчас мы тоже следим за письмами, которые приходят на почту нашего отдела outsource@agimagroup.ru.

Ко второму пути мы пришли не сразу. Поначалу казалось, что потребности увеличить количество подрядчиков не возникнет, а когда возникла, было непонятно, как их искать. Поэтому выбрали путь гипотез. Решили протестировать простой алгоритм через действие к получению данных и выводам, так называемые HADI-циклы (Гипотеза (Hypothesis), Действие (Action), Сбор данных (Data), Выводы (Insights)). Гипотезы формулировали интуитивно. Некоторые примеры в таблице ниже.

Примеры гипотез и их результаты

Гипотеза (Hypothesis)

Действие (Action)

Сбор данных (Data)

Выводы (Insights)

Описание критериев качественности партнера

Дополнить анкету партнера вопросами следующего содержания:

Опыт работы на аутсорсе у каких-либо агентств.

Количество производственных сотрудников в штате.

Наличие системы обучения или системы наставничества сотрудников.

Собрать аналитику потенциальных партнеров по опыту работы на аутсорсе, количеству сотрудников, системы обучения.

С большинством студий, кто имел опыт работы на аутсорсе, легче найти точки соприкосновения и коммуникацию. Количество сотрудников в штате и наличие систем обучения также помогает провести первоначальный скоринг по партнеру.

Выработать план скоринга партнёров. Соотнести их компетенции с запросами на поиск специалистов, которые уже есть, чтобы понять, где нужно искать в первую очередь.

Чтобы понимать, где и как  искать, в первую очередь необходимо внедрить единую базу партнеров (CRM), она должна быть удобной для поиска по компетенциям и пр.

Собрать статистику по текущим партнерам и их компетенциям на основе созданной базы, а также замерить статистику по закрытию позиций на поиск специалистов по этим же компетенциям.

Точечный скоринг по компетенциям и опрос партнеров помогает быстрее набрать пул специалистов на проект.

Если начать делать интро каждого нового партнёра тимлидам, то это добавит нам 1 подключенного партнера к проектам в месяц.

Уведомление TL во внутренних чатах.

Отследить заинтересованность тимлидов к подобным уведомлениям.

Тимлиды стали чаще «видеть» новых партнеров, а также интересоваться компетенциями и применять у себя на проектах.

Если мы будем перед началом каждого квартала объявлять аккредитацию (своеобразный тендер) и набирать партнеров под прогнозируемый объем, мы можем исключить проблему нехватки ресурсов и планировать их более качественно.

Запросить ресурсы у партнеров на ближайший квартал.

Отследить загруженность ресурсов у партнеров по предоставленным данным.

Гипотеза нерабочая в силу определенных обстоятельств. Например, таких, как недоступность определенного разработчика в нужный момент.

Привлечение партнеров собственными силами.

Серф по различным рейтингам, PR и прочее.

Отследить воронку лидов и сравнить с данными за предыдущий год.

Рост базы партнеров в 3 раза.

Даже сейчас, когда мы уже научились искать нужных специалистов на аутсорс, мы продолжаем пользоваться методом гипотез, чтобы упростить работу. Например, так появился наш Telegram-канал AGIMA.Outsource, который, на наш взгляд, успешно показал себя как площадку для поиска специалистов, и Teletype-канал, где всегда можно ознакомиться с нашими запросами.

Каких подрядчиков мы ищем

Около 80% задач, которые мы готовы отдать на аутсорс, связаны с разработкой. Поэтому при мониторинге рынка мы чаще обращаем внимание на тех, кто занимается именно ею, а не, например, интернет-маркетингом (хотя таких очень много). Прежде чем связаться с компанией, изучаем сайт. Ищем информацию о стеке, с которым в компании работают. И уже потом принимаем решение.

Вот стек технологий, который нас сейчас интересует больше всего:

  • Backend: PHP: Bitrix, Symfony, Laravel, реже Yii. DB: MySQL, PostgreSQL; Java; .Net; Python: Django, Flask, asyncio; Golang.

  • Frontend: HTML, CSS, SCSS, JavaScript, TypeScript, Vue/Nuxt, React/Redux, Angular/Express.js, GraphQL, WebGL.

  • Mobile: Native: Kotlin, Swift, реже Java и Objective-C, но понимать их надо обязательно. Crossplatform: Flutter, React Native.

За годы поисков мы обратили внимание, что сложнее всего искать ребят, которые работают с Golang и Flutter. Так что если это про вас, то смело пишите нам. И еще тут важно упомянуть, что девопсов, дизайнеров, аналитиков и тестировщиков мы тоже ищем. Подробнее о стеке и спецах, в которых мы нуждаемся, можно почитать у нас на сайте.

Чтобы найти тех редких специалистов, которые могут быстро включиться в работу, мы шерстим интернет вдоль и поперек. Обращаем внимание на рейтинги, рекламу, статьи. Рейтинги изучаем не только российские, но и международные. А еще присматриваемся к тем компаниям, которые участвуют в нашей партнерской программе. Словом, чем активнее компания заявляет о себе, тем с большей вероятностью мы ее заметим и предложим поработать вместе. 

Бывает, что мы находим «алмазы» и в самых отдаленных городах России, Казахстана, Беларуси или Армении. Об этих маленьких студиях мало кто знает, но нам удается отыскать их. Для них это выгодно: они получают сложные проекты и крутой опыт. А некоторые за счет нашего сотрудничества могут неплохо вырасти. Например, были случаи, когда наше сотрудничество с фрилансером перерастало в сотрудничество с небольшим агентством. За это время он вырастил компетентных сотрудников и мы успешно работаем с ним по сей день.

Что дальше

Как только мы нашли тех самых ребят, мы отправляем им оффер. Это презентация с рассказом о нашей компании: как мы работаем, как закрываем отчетность, какие документы подписываем, что нужно сделать, чтобы начать с нами работать. Если компании интересно, они просто сообщают об этом. А дальше для тех, кого нашли мы, и для тех, кто нашел нас, порядок действий одинаковый (и довольно простой):

  1. Нужно заполнить анкету партнеров с самой общей информацией: чем занимается компания, в какой отрасли работает и по каким ставкам, какое юрлицо и т. д.

  2. Когда мы получили анкету, подписываем документы: NDA и рамочный договор.

  3. Проверяем должную осмотрительность партнера: запрашиваем все юридические документы по компании и проверяем ее на чистоту.

  4. Подписываем договор.

  5. Подключаем ребят к работе.

Все эти шаги с нашей стороны выглядят как Kanban-доска, по которой каждый потенциальный подрядчик проходит, чтобы в финале стать полноценным партнером, с которым мы начинаем работать.

Статусы по обработке лидов
Статусы по обработке лидов

После заполнения анкеты, между пунктами 1 и 2,  мы почти всегда созваниваемся, чтобы познакомиться. Во время этого разговора мы уже устно рассказываем о себе и о проекте, на который ищем подрядчиков, а ребят просим рассказать о своих компетенциях и пожеланиях. Заодно отвечаем на их вопросы.

Популярные вопросы

Вот самые распространенные из них (кроме тех, на которые мы уже ответили выше):

Задачи ставятся в нашей системе Jira. Доступы мы предоставляем.

Раз в месяц — например, в начале сентября за август. Наш финансовый менеджер перед стартом работ готовит реестр, по которому мы срезаемся с подрядчиком. В начале каждого месяца рассылаем уведомления по закрытию прошедшего месяца.

Стандартный срок оплаты за работы — 60 рабочих дней. Есть возможность немного уменьшить, но надо обсуждать.

Если после созвона и проверки документов и нас, и подрядчика всё устраивает, то мы начинаем работать.

Как анализируем работу

Ежеквартально мы проводим оценку качества текущих партнеров и составляем рейтинг самых лучших и надежных. Этот рейтинг помогает нашим тимлидам ориентироваться и отбирать лучшего поставщика на конкретный проект. Оценка качества проводится со всеми сотрудниками, кто взаимодействовал с этим партнером. По сути, это опрос, в котором несколько тематических блоков: взаимодействие, надежность, гибкость, стоимость и качество работ, коммуникации и обратная связь. Все оценки респондентов собираются, а потом сводятся в общий рейтинг.

Сравнение данных по параметрам на примере нескольких компаний
Сравнение данных по параметрам на примере нескольких компаний
Рейтинг по исследованным компаниям
Рейтинг по исследованным компаниям

Результаты проведения оценки качества партнера

Если всё суммировать, то на наше решение о том, сотрудничаем мы с подрядчиком дальше или нет, почти всегда влияют вот такие факторы:

  • есть ли у нас для подрядчика работа (бывает, что проект закончился, и тогда мы приостанавливаем сотрудничество, но всегда рассчитываем на то, что можем к нему вернуться);

  • легко ли с ним общаться (для нас важно, чтобы общение было простым и дружелюбным, без взаимных претензий и упреков);

  • насколько подрядчик гибок (в работе бывают разные ситуации: мы всегда готовы идти навстречу надежному партнеру, но ждем от него того же);

  • насколько компетентны специалисты, которые пришли на аутсорс (у нас высокие требования к навыкам, потому что у нас много технически сложных задач).

Вся эта система была выстроена для того, чтобы любой процесс внутри компании работал, как часы: не хватает спеца на проекте — не вопрос, подберем в максимально сжатые сроки. Мы и сейчас продолжаем наращивать нашу базу, потому что никогда не знаешь точно, какой разработчик или аналитик может понадобиться уже завтра. Поэтому людей с уникальными навыками и знаниями, тех, кто разбирается в редких стеках, мы особенно жалуем. 

В комментариях рассказывайте, как вы ищете подрядчиков. Будем рады внедрить новый опыт и у себя. А если вы сами работаете на подряде, то нашу почту вы знаете — пишите. Еще раз ссылка на наш сайт: www.agima.ru/outsource/.

Читайте так же:

  • Илон Маск, новый PinePhone Pro и обзор рабочих ноутбуков: про что было интересно читать в 2021 годуИлон Маск, новый PinePhone Pro и обзор рабочих ноутбуков: про что было интересно читать в 2021 году Привет, Хабр! Год был непростой… Ладно, это шутка. Для нашего блога год был богатым на интересные тексты. Многие из них вы читали, плюсовали, активно комментировали. Под конец собрали самые популярные публикации, вышедшие в 2021 году, чтобы вам было что почитать на каникулах, и один […]
  • Дзен-среда Описание Дзен-среда – это регулярное мероприятие Яндекс.Дзена, которое проводится два раза в год. На нем спикеры рассказывают о главных трендах контент-маркетинга и digital-рекламы, делятся самыми актуальными тенденциями и инсайтами индустрии, а также рассказывают, какие новые […]
  • CSS и XPath для QA: чтобы разобраться с локаторами, нужно всего лишь…CSS и XPath для QA: чтобы разобраться с локаторами, нужно всего лишь… Привет! Меня зовут Иван, я руковожу горизонталью автоматизации тестирования в Skyeng. Часть моей работы — обучать ручных тестировщиков ремеслу автоматизации. И тема с поиском локаторов, по моему опыту, самая тяжкая для изучения. Здесь куча нюансов, которые надо учитывать, но стоит […]
  • Приглашаем на вебинар для интернет-магазинов 12 августаПриглашаем на вебинар для интернет-магазинов 12 августа Если у вас есть интернет-магазин или ваша работа связана с онлайн-бизнесом. У нас есть отличные новости. 12 августа в 12:00 по Москве команда Яндекс.Директа проведет вебинар «Старт в рекламе с Яндекс […]